CONSULTORIA EM IMPLANTAÇÃO DE ESCRITÓRIO E PROJETOS
(PMO – Project Management Office)

A PORTFOLIO GC, empresa referência nacional em gerenciamento de projetos, fornece consultoria em implantação de metodologias eficazes de gerenciamento de projetos, programas e portfólios por meio da estruturação de escritório de projetos (PMO – Project Management Office).

ESCRITÓRIO DE PROJETOS (PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICE)

Um escritório de projetos (Project Management Office, PMO) é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio.

As responsabilidades de um Escritório de Projetos podem variar desde fornecer funções de suporte ao gerenciamento de projetos até ser responsável pelo gerenciamento direto de um projeto.

Os projetos apoiados ou administrados pelo escritório de projetos podem não estar relacionados de outra forma que não seja por serem gerenciados conjuntamente. A forma, função e estrutura específicas de um escritório de projetos depende das necessidades da organização à qual ele dá suporte.

Um escritório de projetos pode receber uma autoridade delegada para atuar como parte interessada integral e um importante deliberante durante o início de cada projeto, fazer recomendações ou encerrar projetos, ou ainda tomar outras medidas conforme a necessidade para manter os objetivos de negócios consistentes. Além disso, o escritório de projetos pode estar envolvido na seleção, no gerenciamento e na mobilização de recursos de projetos compartilhados ou dedicados.

Estabelecer de forma sustentável os alicerces que suportam o escritório de projetos é o grande segredo e a identidade estruturada do escritório de projetos é um passo fundamental para um controle mais efetivo dos resultados.

OBJETIVOS:

A consultoria de implantação de escritório de projetos é baseada nas recomendações do Project Management Institute (PMI), escalável e flexível de modo que poderá atender às necessidades identificadas para este projeto.

O escritório de projetos poderá ter as seguintes funções, não se limitando a elas:

• Suporte à metodologia de Gerenciamento de Projetos
• Gerir, Manter e Propagar o conhecimento relativo a Projetos
• Definição e acompanhamento de indicadores de desempenho
• Treinamento em Gerenciamento de Projetos
• Intervenção para recuperação de projetos com problemas
• Apoio à seleção, priorização e monitoramento do portfólio de projetos

 O modelo do escritório de projetos deve proporcionar:

• O gerenciamento eficaz dos projetos com aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades dos projetos a fim de atender aos seus requisitos. Esse gerenciamento será realizado através de processos estruturados de acordo com as recomendações do Project Management Institute (PMI).

• A integração de todos os elementos e processos dos projetos para que sejam adequadamente associados e conectados para atender às necessidades das partes interessadas e para se chegar a um acordo sobre os resultados.

• Atendimento aos requisitos do projeto para satisfazer as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas, balanceando adequadamente as demandas conflitantes de escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e risco para produzir um produto de qualidade.

• Um ambiente colaborativo e de ganhos para todos os envolvidos no projeto, envolvendo todas as partes interessadas na criação dos padrões de trabalho.

• O acompanhamento continuado do andamento dos processos, bem como a comunicação das etapas já concluídas através de um portal de comunicação, possibilitando uma comunicação mais efetiva através de uma rotina sistematizada.

• Criação de uma Central Virtual de Acompanhamento dos Projetos pela Internet.
O Escritório de Projetos dentro do escopo desta proposta, portanto, abordará os seguintes pilares:
 

RESULTADOS ESPECÍFICOS:

Como resultados específicos desta consultoria, temos:

• Metodologia de gerenciamento de projetos implantada.
• Escritório de Projetos implantado para apoio na produção, consolidação e distribuição e arquivamento de      documentos/relatórios de projetos.
• Implantação de estrutura organizacional do Escritório de Projetos.
• Definição de Papéis e responsabilidades dos envolvidos nos projetos.
• Identificação, criação e gestão de indicadores de desempenho dos projetos.
• Implantação de Cronograma/Painel de Controle dos projetos disponibilizado na Internet.
• Implantação de Sistema de controle em tempo real dos projetos.
• Avaliação de resultados dos projetos em relação ao planejado.
• Alimentação da base de dados de lições aprendidas.
• Mentoring em boas práticas de Gerenciamento de Projetos.
• Definição e implantação de softwares, técnicas e ferramentas para Gerenciamento de Projetos que se fizerem  necessários para esse projeto.
• Implementação de sistema de comunicação pró-ativa (envio automático de e-mails com avisos de início  previsto, mudanças de situação, registros de informação, etc).
• Implementação de um sistema de controle de mudanças com registro, análise, aprovação e comunicação das  mudanças solicitadas e identificadas.
• Definição de metas e avaliação de resultados dos serviços prestados pelo escritório de projetos (metas  qualitativas e quantitativas) e fornecedores.
• Formatação de métodos de medição e de indicadores estratégicos e operacionais.
• Garantia da qualidade dos projetos em relação aos processos e produtos gerados .
• Padronização de processos, procedimentos e documentos.
• Processo de relacionamento com todas organizações envolvidas com desenhos de fluxos sincronizados.
 

ETAPAS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO ESCRITÓRIO DE PROJETOS

O Escritório de Projetos é implementado resumidamente em 4 etapas:

CRONOGRAMA

 As datas de início e término de cada período do projeto serão definidos em comum acordo após a homologação do contrato.